Выписка из приказа

Выписка из приказа – образец оформления

Помещено в тему: Оформление документов

В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.

Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу:

  • полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
  • начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
  • в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
  • указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
  • необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.

Оформление выписки из приказа по личному составу проводится по похожему образцу. Отличие заключается в отсутствии преамбулы, части текста объясняющей причины издания приказа. Поэтому из распорядительной части воспроизводится интересующий пункт («Принять…», «Перевести…» и т.д.), остальное совпадает с оформлением выписки из приказа по основной деятельности.

Все вышеперечисленное будет лучше посмотреть на конкретном примере оформления.

Образец выписки из приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ДАЛЕКО»
(ОАО «Далеко»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

» 19 » марта 2014 г. № 138
г. Владимир

О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по проведению экспертизы ценности документов п р и к а з ы в а ю:

2. Начальнику канцелярии Кузовкиной О.Л. разработать положение об экспертной комиссии до 22.04.2014.

Директор Д.А. Молочкова

Верно
Секретарь Подпись О.Е. Шкваркина
20.03.2014

Я думаю, теперь оформление выписки из приказа не вызовет у вас абсолютно никаких затруднений.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 32 комментария

Людмила | 05 03 2013

В приказах ключевое слово пишется отдельно на строке большими заглавными буквами. Это требует ГОСТ на управленческую документацию. так что в вашем образце имеется грубейшая ошибка.

admin | 07 03 2013

Это ГОСТ 2003 года. Есть более поздний документ. На основании Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 изданы Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. В этом нормативном документе рекомендуется преамбулу приказа завершать словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается строчными буквами в разрядку (приложение № 15).

Ольга | 25 03 2013

Огромная просьба подскажите: в выписке из приказа должна ли стоять подпись директора, либо правильна такая формулировка, где указывается должность, расшифровка подписи и печатное слово подпись и это место в приказе остается свободно и подпись ставит кадровик. Просьба если кто знает подскажите!!!

Заранее благодарю!

admin | 26 03 2013

Здравствуйте! В выписке из приказа указывается должность и расшифровка подписи. Ниже делается отметка о заверении: «Верно», наименование должности лица, заверившего выписку, личная подпись, расшифровка подписи, дата, печать (при предоставлении выписки в другую организацию).

Марина | 07 11 2013

Здравствуйте, если в приказе после подписи руководителя, есть визы согласования, после них заверяется выписка, или они не нужны?

admin | 10 11 2013

Здравствуйте! При оформлении выписки из приказа визы не проставляются.

Елена | 22 10 2014

Можно ли в личное дело делать ксерокопию приказа о приеме или увольнении?

admin | 23 10 2014

Здравствуйте! Подлинники (первые экземпляры) приказов по личному составу формируются в отдельное дело. В личные дела подшиваются вторые экземпляры, либо копии приказов.

Ольга | 20 11 2014

Обязательно или не нет, складывать копии в личное дело работника?

admin | 23 11 2014

Здравствуйте! Копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника входят в состав личного дела обязательно.

Ева | 02 12 2014

выписка нужна в личное дело, если там копия группового приказа?

Татьяна | 02 12 2014

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста: руководитель требует, чтобы вместо копии приказа о приеме в личном деле были выписки из приказов. Приказы групповые (в приказе перечислено несколько работников). Скажите, пожалуйста, как будет правильно и в каких норм. актах про это написано?

admin | 04 12 2014

Здравствуйте! В личное дело могут подшиваться как копии, так и выписки из приказов. Логика вашего руководителя понятна: выписка, как правило, короче, и в ней содержатся сведения о конкретном работнике. Для вас же проще подшить в дело ксерокопию приказа.

Состав личного дела государственного гражданского служащего регламентируется Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. В нем указаны копии (не выписки) приказов. Других нормативных актов по этому поводу нет. Есть множество методических документов по порядку формирования личных дел работников, где допускается включать в состав личного дела как копию, так и выписку из приказа.

Софья | 09 12 2014

Добрый день!

Может, я не по адресу, но все-таки рискну. А как оформить выписку из приложения к правовому акту?

Вот есть, допустим, распоряжение, которое утверждает некое положение. И нужна выписка из этого положения. Как в данном случае поступить?

admin | 10 12 2014

Здравствуйте! Надо оформить выписку из положения и заверить её установленным порядком.

Алсу | 19 01 2015

Скажите, пожалуйста, а как сделать выписку из приказа формы Т9а, о направлении работников в командировку?

admin | 20 01 2015

Здравствуйте! Оформляется как обычная выписка из приказа (см. образец!).

Анастасия | 04 06 2015

Скажите, пожалуйста, нужно ли ставить печать на титульном листе положения об отделе, если там проставляется только дата и номер приказа об утверждении, т.е. подписи руководителя и фамилии его нет

admin | 08 06 2015

Здравствуйте! Если документ утверждается приказом, то на титульном листе указывается дата и номер приказа:

«УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Успех» от 06.06.2015 № 35″.

Печать в этом случае не ставится.

Если приказ не издается, а документ утверждается непосредственно руководителем, то на грифе утверждения проставляется печать:

«УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Успех»

Личная подпись А.А. Петров Дата».

Анастасия | 25 11 2015

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Работаю в учебном заведении — институте, в административной канцелярии. У нас сейчас два вида приказов: по основной деятельности и приказы по студентам. Но почему-то к приказам по студентам относятся только приказы на восстановление, а приказы на зачисление, отчисление и т.п. относятся к приказам по основной деятельности. Правильно ли это? Не нужно ли все приказы, касающиеся студентов относить к приказам по студентам?

Еще вопрос: у нас есть отделы, которые сами выпускают приказы. Их подписывают руководители на основании доверенностей, выданных ректором. Регистрируют их отделы каждый у себя. Правильно ли это? Просто потом получается путаница и мы не можем найти некоторые приказы. Нельзя ли их регистрировать в общих наших приказах по основной деятельности?

admin | 29 11 2015

Здравствуйте! Согласно Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения от 24.09.1999 в ВУЗе издаются приказы по основной деятельности (пост.), приказы по контингенту и движению учащихся (пост.), приказы по личному составу сотрудников (75 лет), приказы по личному составу студентов (75 лет). Приказы могут издавать ректор и проректоры. Для каждого вида приказов заводится отдельный журнал. Приказы по основной деятельности должны регистрироваться в канцелярии администрации. Рекомендую Вам изучить примерную номенклатуру дел ВУЗа, определиться, что относится у вас к приказам «по студентам», тогда всё встанет на свои места.

Инна | 13 01 2016

Добрый день! У меня такой вопрос: если на момент составления приказа у сотрудника была другая фамилия, то в выписке прописывается на основании чего на сегодняшний момент поменялась его фамилия? Мы же не имеем право писать фамилию, которой у него не было 5 лет назад при принятии на работу…

admin | 17 01 2016

Здравствуйте! В выписке из приказа прописывается только то, что есть в данном приказе с той фамилией, которая значится в приказе. Если необходимо подтверждение о смене фамилии, то можно приложить копии соответствующих документов.

Анна | 15 06 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если необходимо сделать выписку в части касающейся, и пункт приказа включает достаточное кол-во подпунктов, можно сделать выписку из приказа, указав (перенеся) только подпункт? Заранее спасибо!

admin | 20 06 2016

Здравствуйте! Разумеется, можно оформить выписку из приказа на необходимый пункт или подпункт.

Мариям | 11 08 2016

Добрый день! Скажите, пожалуйста, есть ли какие-то ограничения на количество книг приказов в организации? Например в сельской администрации. Подскажите, на какие нормат. акты можно ссылаться по этому вопросу. Заранее благодарю)))

admin | 14 08 2016

Здравствуйте! В организации издаются приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу разделяются на приказы со сроком хранения 75 лет (прием, перевод, увольнение и др.) и приказы со сроком хранения 5 лет (о ежегодных отпусках, командировках). На каждый вид приказов ведется отдельная регистрация в журналах (книгах). Каких-то ограничений на количество книг приказов нет.

наталия | 08 11 2016

Подскажите, я не поняла, это дата и номер приказа или дата выдачи и номер выписки

admin | 11 11 2016

Первая дата — приказа (когда был подписан руководителем), вторая — когда фактически заверена выписка.

Яна | 24 01 2018

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, нужно ли заверять копии документов, вложенных в личное дело уволенного сотрудника?

admin | 29 01 2018

Здравствуйте! Копии приказов и выписки из приказов, копии личных документов, находящихся в личном деле, должны быть заверены. Заверяет копии документов для личного дела работник кадровой службы.

admin | 04 12 2014

Здравствуйте! Дублировать не надо. Если уже есть копия приказа, не надо делать выписку.

Выписка из приказа: как правильно оформить

Для предоставления данных Рѕ сотруднике РІ стороннюю организацию или РґСЂСѓРіРѕР№ отдел РїРѕ запросу готовят выписку РёР· приказа. Р\x98РЅРѕРіРґР° делается просто РєРѕРїРёСЏ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕРіРѕ документа. Однако РІРІРёРґСѓ большого объема распоряжений Рё РёР· соображений конфиденциальности предпочтительно сделать выписку РёР· приказа. РћРЅР° содержит РІ себе РІСЃРµ реквизиты организации Рё требуемую информацию Рѕ работнике. Как правило, бланк запрашивается РІ Пенсионный фонд Рё РґСЂСѓРіРёРµ инстанции. Р’ конце статьи РїРѕ ссылке можно скачать выписку РёР· приказа образец.

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, РїРѕ которой целесообразно написать такую выдержку, Р° РЅРµ делать РєРѕРїРёСЋ всего текста – сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу Рє нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только РїРѕ РѕРґРЅРѕРјСѓ человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

  • РїРѕ личному составу, РІ таком бланке отражается РІСЃСЏ распорядительная часть;
  • РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности, РіРґРµ прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

Как правильно оформить документ

Выписки РёР· приказа оформляются РїРѕ тому же принципу, что Рё сами распоряжения. Р’ РЅРёС… содержатся реквизиты предприятия: наименование, Р\x98РќРќ, адрес местонахождения, телефон.

Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

  1. Наименование предприятия, совпадающее СЃ указанным РІ Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале РІРЅРѕСЃСЏС‚ ее название, Р° затем – название филиала.
  2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
  3. Дата – так же, как Рё РІ приказе.
  4. Р’РёРґ документа – «Р’ыписка РёР· приказа». Название пишется РїРѕ центру, без точки РІ конце.
  5. Констатирующая часть (РєРѕРіРґР° готовятся выписки РёР· приказа РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности). Если речь идет Рѕ распоряжении РїРѕ личному составу, РїРѕ тексту оформляемого документа далее пишется слово «РџСЂРёРєР°Р·С‹РІР°СЋ».
  6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
  7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка РёР· приказа Рѕ приеме РЅР° работу требует заверения. После текста ставится пометка «Р’ерно», затем следует РїРѕРґРїРёСЃСЊ оформившего ее начальника кадрового отдела или РґСЂСѓРіРѕРіРѕ уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ РЅРµ подписывает.

Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то РґР°. Оттиск должен покрывать Р¤Р\x98Рћ Рё РїРѕРґРїРёСЃСЊ уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится РІ рамках внутреннего документооборота, ставить печать РЅРµ нужно.

Какие сроки установлены в отношении выписок

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Как оформить выписку из приказа

0 709

В любой организации, независимо от ее размеров и вида деятельности, все структурные подразделения и отделы связаны между собой. В связи с этим часто возникают ситуации, когда один документ необходим нескольким сотрудникам одновременно. В такой ситуации составляется выписка из приказа.

При ее оформлении должны быть соблюдены все требования действующего законодательства, в противоположном случае сведения, указанные в выписке, будут признаны недействительными.

Что это такое

Выписка представляет собой документ аналогичный приказу, но в ней указывается лишь та информация, которая необходима адресату. Чаще всего в выписку включается лишь один пункт, касающийся конкретного работника, например, о назначении на новую должность или о том, что трудовой договор был расторгнут.

Данный документ имеет равную приказу юридическую силу, из-за чего необходимо строго придерживаться правил его оформления.

Большинство документов, которые являются обязательными к выдаче, содержат копии, но не выписки. Однако, работник в любой момент может попросить выписку из документа, если он имеет отношение к трудовой деятельности гражданина в конкретной организации.

При этом, в соответствии со ст.62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку при первой просьбе.

В каких случаях требуется

Чаще всего выписка предоставляется по просьбе работника, которому она необходима для предоставления в какую-либо организацию, например, при оформлении пенсии. Кроме этого, ряд государственных служб могут потребовать у организации предоставление информации по конкретному работнику.

С помощью выписку адресат может получить только конкретные сведения, что освобождает от необходимости создания и заверения отдельной копии. Данный вид документа особенно удобен, если приказ содержит большой объем, а информация необходима лишь по конкретному пункту.

Кроме этого, большинство документом в организации хранятся лишь в одном экземпляре, а копирование невозможно по ряду причин, например, из-за содержания конфиденциальной информации или из-за невозможности копирования в связи с плохим состоянием архивного документа.

Также выписка из приказа может потребоваться при:

  • необходимости подтверждения информации о приеме на работу или увольнении сотрудника, если таковой записи в трудовой книжке нет, она испорчена или утеряна;
  • подтверждении рабочего стажа для подсчета пенсионных начислений;
  • начислении премии работнику;
  • запросах из государственных органов.

Кроме этого, в больших компаниях выписки из приказов часто используются при необходимости оформления информации по конкретному сотруднику сразу в нескольких отделах, например, в бухгалтерии и отделе кадров.

Чем отличается от копии

Большинство людей принимают выписку и копию за один вид документа. Однако, копия содержит всю информацию из приказа, а в выписке отражаются лишь те пункты, которые необходимы человеку.

При этом, предварительно копию необходимо заверить, только после этого она будет наделена юридической силой. Выписка же обязательное заверение ответственного лица не требует.

Как получить

Для получения выписки гражданину необходимо составить соответствующее письменное заявление. В нем необходимо точно указать, какую информацию, из какого приказа и для каких целей следует предоставить.

При этом, заявление должно быть завизировано у секретаря. Это позволит избежать конфликтных ситуаций в случае потери документа или при возникновении разногласий.

Стоит учесть, что сотрудник может потребовать предоставление выписки, как из нового приказа, так и из помещенного в архив организации.

Как правильно оформить и ее образец

На законодательном уровне не закреплена форма, по которой необходимо составлять документ. Однако, важно правильно оформить выписку из приказа, для этого в большинстве организаций разработаны специальные бланки или шаблоны.

Примерный бланк выписки можно скачать по ссылке.

Стоит учесть, что с 2016 года удостоверять документ печатью организации не обязательно, но в большинстве государственных органов до сих пор предъявляют такие требования.

Выписка может быть составлена, как на компьютере, так и напечатана от руки на листе А4. Также допускается сканирование, копирование и печать, главное, чтобы на каждом экземпляре была поставлена подпись ответственного лица. При этом, закон позволяет не производить фиксацию факта выдачи выписки в журнале внутреннего учета документов.

Текст выписки должен быть полностью идентичен содержащемуся в приказе. Наличие каких-либо сокращений, корректировок или дополнений недопустимо. Стоит учесть, что в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Сам документ в обязательном порядке должен содержать информацию:

  • об организации, выдаваемой выписку. Необходимо указать все реквизиты. Часто для этого используется угловой штамп;
  • о названии документа, из которого будет оформляться выписка;
  • о дате и месте выдачи;
  • о регистрационном номере.

Основное содержание должно включать необходимый пункт приказа. В конце документа в обязательном порядке проставляется подпись ответственного лица.

После подачи заявления сотруднику в течение 3 дней должна быть предоставлена полностью оформленная выписка. При необходимости она может быть отправлена в электронном виде или с помощью заказного письма, что подходит для работающих удаленно сотрудников.

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче выписки, то сотрудник должен потребовать официального ответа, составленного в письменном виде, в котором будет указана точная причина отказа.

О приеме на работу

Выписка из приказа о заключении трудового договора с сотрудником оформляется в соответствии с общими правилами. Часто ее основная часть состоит лишь из одного пункта, в котором содержится информация о принятии гражданина на работу в компанию.

Если выписка оформляется из приказа о назначении нового руководителя, то заверить бумаги должно само лицо, которое руководит компанией.

Об увольнении

Данный вид документа обычно требуется для бывших работников компании. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров. Такой документ дополнительно должен содержать пункт с отсылкой на статью ТК, которая является обоснованием причины увольнения гражданина.

Стоит учесть, что бывший сотрудник может в любой момент и без указания причин потребовать выписку из приказа о разрыве трудовых отношений.

По личному составу

Фактически выписка по личному составу мало чем отличается от остальных, за исключением того, что вписываются пункты из распределительной части, а не констатирующей.

По запросам такую выписку могут получить как физические лица, так и организации. Но для большинства таких запросов потребуется наличие дополнительных документов, которые подтвердят необходимость выписки.

Выписка по личному составу государственных организаций выдается только по специальному разрешению. В частности это относится к различным службам и госструктурам.

По форме выписка из приказа имеет данные реквизитов основного бланка и подпись с заверительной надписью. Основную часть составляет заголовок и текст.

Для школы

Чаще всего для школы используются выписки из назначения руководящей инстанцией лица на определенную должность в образовательном учреждении.

Происходит это по стандартной процедуре. Единственным моментом является полное совпадение реквизитов с органом образования, который принимает такие решения.

Срок действия

На законодательном уровне срок действия выписки из приказа не предусмотрен. Она является бессрочной и может быть представлена в запрашивающую организацию в любой момент времени после ее получения. Это связано с тем, что выписке присваивается та же дата создания, что и у изданного приказа. Постановка другой даты запрещена.

Выписка из приказа является документом, имеющим равную юридическую силу с другими кадровыми документами. Она позволяет предоставлять лишь ту информацию, которая необходимо адресату без копирования всего документа.

Несмотря на то, что выписка не имеет закрепленной на законодательном уровне формы, в ней должны отсутствовать любые ошибки и неточности. Это связано с тем, что при предоставлении документа, содержащего ошибки, в другие органы его могут просто не принять, что приведет к большим временным затратам.

Видео по теме: